Datenraum für Due Diligence - Aktualitäten - rj data rooms - virtueller elektronischer Datenraum

Die Realisierung einer Due Diligence und der Transaktion kann durch den virtuellen Datenraum einfach effektiver sein.

Solche Geschäftstransaktionen wie z.B. Fusionen und Akquisitionen (M&A) können bis zu mehrere tausend Seiten an Dokumenten beinhalten, die gelagert und gemeinsam mit den Klienten genutzt, gelesen und verarbeitet werden müssen und deren Bewegung verfolgt werden muss, was nicht nur anspruchsvoll, sondern auch kostenaufwändig ist.

Die Technologie der virtuellen Datenräume (VDR) ermöglicht die Bildung einer on-line-Arbeitsumgebung, die den traditionellen Konferenzraum mit Schachteln von Dokumenten ersetzt. VDR ermöglicht den Rechtsanwälten und Mitarbeitern der rechtlichen Abteilungen, ihren Klienten und Dritten wichtige Dokumente zur Verfügung zu stellen und den Zutritt zu solchen Dokumenten zu verwalten, ohne Handhabung von vollen Ordnern mit Papieren oder Scannen der Dokumente in verschiedenen E-Mail- oder einem CD-Träger gespeicherten Nachrichten.

Die Dienstleistungen im Zusammenhang mit den on-line- Datenräumen sind bei M&A und bei ähnlichen Geschäften in den letzten 5 Jahren von 5 % auf 50 % gestiegen. Die Anbieter melden einen jährlichen Anstieg zwischen 200 % bis 300 %, das betrifft nicht nur die Anzahl der Nutzer, sondern auch die Einkünfte.

Das, was frühere mehrere Monate dauerte und mehrere gefällte Bäume kostete, kann man heute in wenigen Tagen schaffen. Die Dokumente sind on-line und von jedem Ort aus zugänglich, wo immer es einen Internetanschluss gibt; niemand braucht also zu den Räumen zu reisen, in denen früher die Dokumente für rechtliche oder andere Prüfungen vorbereitet waren und niemand muss eine persönliche Aufsicht sicherstellen, dass die Dokumente niemand wegbringt, keine Kopien davon erstellt und dass für die Besucher des physischen Datenraums alles, was erforderlich ist, vorbereitet ist. Kostenersparnisse bedeuten auch deshalb Zeitersparnisse, da die Beteiligten nicht erst eine Dienstreise antreten müssen, um dann womöglich an Ort und Stelle festzustellen, dass im Datenraum nicht alle erforderlichen Dokumente verfügbar sind.

Die Dokumente sind auch besser geschützt. Die Beteiligten der Transaktion müssen sich mit einem Passwort anmelden und ihre Zutrittsberechtigungen zu den Dokumenten können je nach den Bereichen und oder dem Recht beschränkt werden, ob sie das Dokument herunterladen oder nur auf dem Bildschirm lesen dürfen. Die berechtigten Personen dürfen z.B. nur das Dokument on-line lesen, sie sind allerdings nicht berechtigt, die Dokumente zu drucken oder herunterzuladen, ggf. nur mit Wasserzeichen. Das bedeutet, dass die gewährende Person die Bewegung der Dokumente nicht physisch verfolgen muss - dafür sorgt die Software selbst.

Und da die Dokumente den Raum tatsächlich nicht verlassen, können sie auch nicht verloren gehen. Außerdem ist es möglich, den elektronischen Datenraum auch nach mehreren Jahren einfach zu erneuern und neu zugänglich zu machen, ggf. zu prüfen, wer und wann zu den Dokumenten im Rahmen der Due Diligence Zutritt hatte.